Số hoá di sản văn hoá là tạo ra bản sao số đủ tốt của hiện vật, tư liệu và ký ức, kèm thông tin mô tả đủ để người sau hiểu đó là gì, của ai, từ đâu, rồi lưu sao cho không mất. Chụp ảnh chỉ là một phần ba công việc. Hai phần còn lại là ghi thông tin và lưu trữ, và đó lại là chỗ các dự án nhỏ hay bỏ dở: ổ cứng đầy ảnh tên IMG_4021 mà không ai còn nhớ chiếc khay đồng ấy của gia đình nào hiến tặng.
Bài này viết cho người phụ trách nhà truyền thống của xã, ban quản lý đình làng, giáo viên dẫn câu lạc bộ di sản, hay nhóm tình nguyện muốn số hoá một bộ sưu tập vài chục đến vài trăm món. Bạn sẽ có quy trình sáu bước, mẫu phiếu thông tin, và một ranh giới rõ: AI giúp ở khâu sắp xếp, soạn mô tả nháp, đọc lại phiếu, chứ không được phép đoán thay niên đại hay nguồn gốc.
Số hoá để làm gì: ba mục tiêu khác nhau dẫn tới ba cách làm khác nhau
Trước khi mua đèn hay máy quét, nhóm của bạn nên trả lời một câu: số hoá để làm gì. Có ba mục tiêu thường gặp. Thứ nhất là lưu giữ phòng rủi ro: hiện vật dễ hỏng vì ẩm, mối, cháy, nên cần một bản sao trung thực, chất lượng cao, để nếu chẳng may mất vật thật thì vẫn còn hình ảnh và thông tin. Thứ hai là quản lý: biết mình có gì, ở đâu, tình trạng ra sao, ai đã mượn. Thứ ba là giới thiệu: đưa lên trang của xã, làm triển lãm ảo, phục vụ học sinh.
Mỗi mục tiêu đòi hỏi khác nhau. Lưu giữ cần ảnh gốc độ phân giải cao, ánh sáng trung tính, màu sát thật, không chỉnh sửa. Quản lý cần mã số thống nhất và phiếu thông tin đầy đủ hơn là ảnh đẹp. Giới thiệu cần ảnh có bố cục, câu chuyện dễ đọc, và có thể chỉnh sáng tối cho hấp dẫn. Lỗi hay gặp là làm ngược: chụp đẹp để đăng mạng, rồi coi đó là bản lưu trữ, trong khi ảnh đã bị lọc màu và nén mạnh.
Cách an toàn là coi ba mục tiêu như ba lớp chồng lên nhau. Bản gốc chụp một lần cho đúng, cất riêng, không ai được sửa. Từ bản gốc mới xuất ra bản dùng hằng ngày và bản giới thiệu. Nhóm nhỏ, ít tiền vẫn làm được theo cách này, vì cái tốn nhất không phải thiết bị mà là kỷ luật đặt tên và ghi chép.
Quy trình sáu bước từ kệ trưng bày tới ổ lưu trữ
Quy trình dưới đây áp dụng cho hiện vật ba chiều cỡ nhỏ và vừa: đồ gốm, đồ đồng, nông cụ, nhạc cụ, trang phục gấp được. Tư liệu giấy như văn bằng, sắc phong, thư từ có cách riêng, ghi ở mục sau.
- Kiểm kê trước khi chụp. Lập danh sách từng món, gán mã số theo một quy tắc duy nhất, ví dụ năm bắt đầu dự án, viết tắt tên đơn vị và số thứ tự ba chữ số. Mã viết vào nhãn giấy để cạnh hiện vật khi chụp ảnh nhận dạng, không dán hay viết lên vật.
- Chuẩn bị góc chụp cố định. Một bàn kê sát tường, phông vải xám hoặc trắng ngà, hai đèn chiếu chéo qua tấm khuếch tán, một thẻ màu chuẩn và thước kẻ đặt cạnh vật. Góc chụp không đổi giúp ảnh của cả bộ sưu tập đồng nhất.
- Chụp đủ các mặt. Mặt trước, mặt sau, hai bên, nhìn từ trên, đáy, và cận cảnh chi tiết như hoa văn, dấu triện, vết sửa chữa, chỗ hư hại. Một món thường cần từ sáu đến mười hai ảnh.
- Đặt tên tệp ngay trong ngày. Tên tệp gồm mã hiện vật và số thứ tự ảnh, không dấu, không khoảng trắng. Đợi cuối tuần mới đặt tên là chắc chắn nhầm.
- Điền phiếu thông tin. Tên gọi, chất liệu, kích thước, tình trạng, người hiến tặng hoặc nơi phát hiện, câu chuyện kèm theo do ai kể, ngày ghi. Thông tin chưa chắc ghi rõ là chưa chắc.
- Lưu ít nhất ba bản ở hai loại thiết bị, một bản ở nơi khác. Ví dụ một ổ cứng ở nhà truyền thống, một ổ ở nhà người phụ trách, một bản trên dịch vụ lưu trữ trực tuyến của đơn vị. Mỗi quý mở thử vài tệp để biết chúng còn đọc được.
Sáu bước này nghe đơn giản, nhưng một nhóm ba người làm đều tay thường xong khoảng mười đến hai mươi món trong một buổi, tuỳ độ phức tạp của vật. Đó là ví dụ giả định để bạn ước lượng; đừng hứa với lãnh đạo xã một con số trước khi chạy thử một buổi.
Phiếu thông tin hiện vật: trường nào bắt buộc, trường nào để AI giúp soạn nháp
Phiếu là phần sống lâu hơn cả ảnh. Bảng dưới gợi ý các trường tối thiểu và vai trò hợp lý của AI ở từng trường.
| Trường thông tin | Ai điền | AI giúp được gì |
|---|---|---|
| Mã hiện vật, tên tệp ảnh | Người kiểm kê | Không cần AI; dùng bảng tính tự đánh số |
| Tên gọi địa phương và tên phổ thông | Người kiểm kê, hỏi người cao tuổi | Gợi ý tên phổ thông để đối chiếu, phải kiểm lại |
| Chất liệu, kích thước, tình trạng | Người đo trực tiếp | Không đoán chất liệu qua ảnh; chỉ chuẩn hoá cách ghi |
| Nguồn gốc, người hiến tặng, câu chuyện | Người phỏng vấn, ghi tên người kể | Tóm tắt lời kể dài thành đoạn ngắn, giữ nguyên chi tiết |
| Niên đại | Chỉ chuyên gia hoặc tư liệu có căn cứ | Không dùng AI đoán niên đại |
| Mô tả ngắn để giới thiệu | Người biên tập | Soạn bản nháp từ các trường trên, người biên tập sửa |
Điểm mấu chốt nằm ở hàng niên đại. Chatbot nhìn ảnh một chiếc bình gốm có thể trả lời rất tự tin rằng đó là đồ thời Lê hay thời Nguyễn, nhưng câu trả lời ấy không có giá trị chứng cứ. Đưa nhận định đó vào phiếu là gieo một sai lệch mà mười năm sau không ai gỡ được, vì người đọc phiếu sẽ tưởng đó là kết luận của chuyên gia.
Những việc AI làm tốt trong dự án số hoá
Chuẩn hoá phiếu hàng loạt. Khi bạn có một bảng tính trăm dòng do nhiều người nhập, chỗ viết "đồng", chỗ viết "Đồng thau", chỗ để trống, AI có thể đề xuất cách thống nhất và liệt kê những dòng còn thiếu trường bắt buộc. Câu lệnh mẫu: "Đây là bảng kiểm kê hiện vật. Hãy liệt kê các dòng thiếu kích thước hoặc thiếu người hiến tặng, và đề xuất cách viết thống nhất cho cột chất liệu, không tự thêm thông tin mới."
Tóm tắt lời kể. Biên bản ghi lời một cụ bà kể về chiếc khung cửi có thể dài ba trang. AI rút ra đoạn năm câu cho phiếu, nhưng bạn phải yêu cầu giữ nguyên tên người, tên đất và cách gọi địa phương, rồi so lại với bản ghi.
Soạn mô tả giới thiệu hai thứ tiếng. Từ phiếu đã duyệt, AI viết đoạn giới thiệu ngắn bằng tiếng Việt và tiếng Anh cho triển lãm. Người biên tập đọc lại để bỏ những tính từ hoa mỹ mà AI hay thêm.
Gợi ý từ khoá và nhóm phân loại. Với bộ sưu tập vài trăm món, AI giúp đề xuất cách chia nhóm theo chức năng: nông cụ, đồ thờ, đồ gia dụng, nhạc cụ, trang phục. Bạn chọn bộ nhóm cuối cùng và giữ nó cố định.
Tư liệu giấy, sắc phong, gia phả: chụp khác hiện vật thế nào
Giấy cũ là loại tư liệu dễ hỏng nhất và cũng dễ bị làm hỏng thêm khi số hoá. Không ép phẳng tờ giấy đã giòn, không dùng băng dính để giữ mép, không để đèn nóng chiếu lâu. Với tư liệu lớn như sắc phong, nên đặt nằm trên mặt phẳng, máy chụp từ trên xuống thẳng góc, chụp từng phần chồng lên nhau nếu khổ quá lớn, rồi chụp thêm một ảnh toàn cảnh có thước đo.
Tư liệu giấy có một khó khăn riêng: phần lớn tư liệu cũ ở làng xã viết bằng chữ Hán hoặc chữ Nôm. Số hoá hình ảnh thì ai cũng làm được, nhưng phiên âm và dịch nghĩa cần người đọc được Hán Nôm. AI hiện nay có thể hỗ trợ nhận dạng một phần, nhưng sai sót còn nhiều với chữ Nôm và chữ viết tay; bài riêng trong danh mục này bàn kỹ chuyện đó. Ở bước số hoá, việc của bạn chỉ là chụp đủ rõ để chuyên gia sau này đọc được trên ảnh mà không phải mở lại bản gốc.
Một lưu ý về sở hữu: sắc phong, gia phả, văn tự thường thuộc về dòng họ hoặc cộng đồng làng. Trước khi chụp, cần sự đồng ý của người đang giữ, ghi rõ trong phiếu ai cho phép và cho phép dùng vào việc gì. Có gia đình đồng ý chụp để lưu nhưng không muốn công bố; ý muốn đó phải được tôn trọng trong mọi bản giới thiệu.
Bảo vệ dữ liệu khi dùng AI với bộ sưu tập
Dự án di sản ít khi nghĩ tới chuyện bảo mật, nhưng bảng kiểm kê thường chứa tên, địa chỉ người hiến tặng, nơi cất giữ hiện vật quý. Vài nguyên tắc gọn:
- Trước khi dán bảng kiểm kê vào chatbot, xoá cột địa chỉ, số điện thoại của người hiến tặng và cột nơi cất giữ cụ thể.
- Không đưa ảnh hiện vật có giá trị cao kèm vị trí cất giữ lên công cụ công cộng; kẻ trộm cổ vật cũng biết đọc.
- Dùng tài khoản của đơn vị nếu có, tắt tuỳ chọn cho phép dùng dữ liệu để huấn luyện nếu công cụ có tuỳ chọn đó; cách bật tắt mỗi hãng mỗi khác và hay thay đổi, nên kiểm phiên bản hiện hành.
- Ghi lại trong sổ dự án những phần nào có AI tham gia soạn, để người sau biết đoạn nào cần đối chiếu.
- Với tư liệu gia đình chưa được phép công bố, chỉ xử lý trên máy của nhóm, không tải lên dịch vụ nào.
Những nguyên tắc này không làm chậm dự án bao nhiêu, nhưng tránh được tình huống khó xử với chính những người đã tin tưởng giao hiện vật cho bạn.
Bắt đầu nhỏ: kế hoạch một tháng cho nhóm ba người
Tuần đầu, nhóm chọn hai mươi món tiêu biểu, dựng góc chụp, thống nhất mẫu phiếu và quy tắc đặt tên. Tuần thứ hai chụp và điền phiếu cho hai mươi món đó, kể cả những trường còn để "chưa rõ". Tuần thứ ba, mời một người cao tuổi trong làng và một thầy cô dạy sử hoặc địa lý địa phương đọc phiếu, bổ sung câu chuyện. Tuần thứ tư, lập ba bản lưu trữ, viết một trang hướng dẫn cho người tiếp quản, rồi mới tính mở rộng.
Lý do nên bắt đầu nhỏ là để phát hiện lỗi quy trình khi còn rẻ. Hai mươi món đầu tiên sẽ cho bạn biết phông nền có hợp không, phiếu có thiếu trường nào không, người nhập liệu có hiểu quy tắc không. Sửa ở đây mất một buổi; sửa sau khi đã có năm trăm món mất cả tháng.
Cuối cùng, hãy nghĩ tới người kế nhiệm. Dự án số hoá ở cấp xã thường gắn với một vài người nhiệt tình. Khi họ chuyển công tác, bộ dữ liệu dễ thành mồ côi. Một trang hướng dẫn ngắn, một danh sách nơi lưu, mật khẩu được bàn giao đúng quy định của đơn vị, là thứ giữ cho công sức của cả nhóm không biến mất cùng một chiếc máy tính cũ.
Câu hỏi thường gặp
Có cần máy ảnh chuyên nghiệp để số hoá hiện vật không?
Không bắt buộc. Điện thoại đời gần đây trên chân máy, ánh sáng khuếch tán đều và phông trung tính cho ảnh đủ dùng cho lưu trữ cấp địa phương. Thứ quan trọng hơn là chụp đồng nhất, có thước đo và thẻ màu, lưu ảnh gốc không nén và không qua bộ lọc của ứng dụng.
Nên lưu ảnh ở định dạng nào để dùng lâu dài?
Bản lưu trữ nên ở định dạng phổ biến, ít nén, như TIFF hoặc ảnh RAW kèm một bản TIFF chuyển đổi; bản dùng hằng ngày có thể là JPEG chất lượng cao. Tránh định dạng riêng của một ứng dụng vì sau mười năm có thể không còn phần mềm mở được.
AI có thể nhận diện hiện vật và tự điền phiếu không?
Một số công cụ có thể mô tả hình dáng và gợi ý tên gọi chung, nhưng không đáng tin về chất liệu, niên đại hay nguồn gốc. Nên coi đó là gợi ý để người kiểm kê đối chiếu, và đánh dấu rõ trường nào có AI gợi ý để người sau còn biết mà kiểm lại.
Hiện vật do gia đình gửi giữ có được đăng ảnh lên mạng không?
Chỉ khi gia đình đồng ý, tốt nhất là bằng văn bản ghi rõ phạm vi sử dụng. Gửi giữ để trưng bày chưa chắc đã bao gồm việc công bố ảnh trên mạng. Khi chưa rõ, bạn hãy hỏi lại và ghi câu trả lời vào phiếu.
Số hoá xong có nên cất hiện vật gốc đi không?
Không. Bản số không thay thế được vật thật; nó chỉ là bản sao phòng rủi ro và công cụ giới thiệu. Hiện vật gốc vẫn cần được bảo quản đúng cách, tránh ẩm và ánh nắng, và bản số giúp giảm số lần phải lấy vật thật ra xem.
Ai nên giữ quyền quản lý bộ dữ liệu số của làng?
Thường là đơn vị đang quản lý hiện vật, ví dụ ban quản lý nhà truyền thống hoặc ban quản lý di tích, với sự đồng thuận của cộng đồng. Cần ghi rõ trong biên bản để tránh tình trạng dữ liệu nằm trong máy riêng của một cá nhân.