Người nước ngoài làm việc ở Việt Nam thường thấy lạ ở bốn điểm: thứ bậc và tuổi tác ảnh hưởng đến cách nói, góp ý thẳng trước đám đông dễ gây khó xử, bữa trưa và liên hoan là nơi xây quan hệ, và nhịp làm việc thay đổi rõ quanh Tết. Hiểu bốn điểm này giúp họ làm việc trơn tru hơn rất nhiều.
Bài này dành cho trưởng nhóm, nhân sự, đồng nghiệp người Việt cần giải thích văn hoá công sở cho quản lý, chuyên gia, thực tập sinh nước ngoài, cũng như cho người nước ngoài tự tìm hiểu. Mỗi công ty có văn hoá riêng, nên các gợi ý dưới đây là nét thường gặp chứ không phải quy tắc chung cho mọi nơi.
Thứ bậc, tuổi tác và cách xưng hô ở nơi làm việc
Ở nhiều công ty Việt Nam, đặc biệt doanh nghiệp truyền thống, thứ bậc chức vụ và tuổi tác cùng ảnh hưởng đến cách giao tiếp. Nhân viên trẻ thường gọi đồng nghiệp lớn tuổi là anh, chị, gọi lãnh đạo là anh, chị hoặc thêm chức danh. Người nước ngoài gọi đồng nghiệp bằng tên là được, nhưng nên biết rằng người Việt xung quanh đang dùng một hệ xưng hô phức tạp hơn và có thể ngại gọi thẳng tên người lớn tuổi.
Thứ bậc cũng thể hiện trong cuộc họp. Nhân viên trẻ có thể ít phát biểu khi có lãnh đạo hoặc người lớn tuổi hơn, không phải vì không có ý kiến mà vì ngại nói trước người trên. Quản lý nước ngoài muốn nghe ý kiến của cả nhóm nên tạo những kênh khác: hỏi riêng sau họp, cho gửi ý kiến bằng văn bản, chia nhóm nhỏ thảo luận trước khi trình bày.
Ở các công ty khởi nghiệp, công ty công nghệ hay doanh nghiệp có vốn nước ngoài, không khí thường phẳng hơn, gọi tên nhau, tranh luận cởi mở. Vì thế khi giải thích cho đồng nghiệp mới, bạn nên mô tả văn hoá của chính công ty mình, thay vì đưa ra một bức tranh chung về "công sở Việt Nam".
Góp ý, từ chối và nói "có"
Góp ý riêng tốt hơn góp ý công khai. Phê bình một người trước cả phòng họp dễ khiến người đó mất thể diện và ngại làm việc với bạn sau này. Người Việt thường góp ý riêng, mở đầu bằng điểm tốt, rồi nói điều cần sửa.
"Vâng" không phải lúc nào cũng là đồng ý. Trong nhiều trường hợp, "vâng", "dạ" mang nghĩa đang lắng nghe nhiều hơn là đã đồng ý hay đã hiểu hết. Quản lý nước ngoài nên hỏi lại bằng câu mở như "Bạn sẽ bắt đầu từ phần nào?" thay vì "Bạn hiểu chưa?".
Từ chối thường vòng. Nhân viên hay đáp "để em thử xem", "chắc hơi khó" khi thật ra việc đó không làm kịp. Người nước ngoài nên hỏi thêm về khó khăn cụ thể và cho phép nói thẳng mà không bị trách.
Báo tin xấu cần không gian an toàn. Nếu nhân viên sợ bị trách trước mặt người khác, họ sẽ báo chậm. Khi người quản lý phản ứng bình tĩnh với lần báo đầu tiên, nhóm sẽ dần báo sớm hơn.
Khen cũng nên đúng cách. Khen trước nhóm được đón nhận tốt, nhưng khen một người quá nhiều trong khi bỏ qua cả nhóm có thể làm người đó ngại. Khen việc cụ thể hơn khen chung chung.
Giờ giấc, tin nhắn và cách giao việc hằng ngày
Ngoài họp hành, phần lớn va chạm văn hoá nảy sinh từ những việc nhỏ lặp lại mỗi ngày. Vài điểm đồng nghiệp nước ngoài thường hỏi:
- Ứng dụng nhắn tin thay cho email. Ở nhiều văn phòng, việc được trao đổi qua nhóm chat trên điện thoại nhiều hơn qua email. Người mới nên hỏi nhóm dùng kênh nào cho việc gấp, kênh nào cho việc cần lưu lại, để không bỏ sót tin quan trọng.
- Tin nhắn ngoài giờ. Có nơi quen nhắn việc vào buổi tối hay cuối tuần, có nơi coi đó là phiền. Quản lý nên nói rõ mong đợi của mình: tin nhắn ngoài giờ cần trả lời ngay hay để sáng hôm sau.
- Giờ họp linh hoạt, hạn chót thì không. Cuộc họp nội bộ đôi khi bắt đầu muộn vài phút, nhưng điều đó không có nghĩa hạn nộp việc cũng co giãn. Ghi hạn chót bằng văn bản, kèm ngày giờ cụ thể, giúp hai bên hiểu giống nhau.
- Giao việc kèm bối cảnh. Nhân viên thường làm tốt hơn khi hiểu việc này phục vụ ai và vì sao cần gấp. Một câu giải thích ngắn lúc giao việc tiết kiệm nhiều lần hỏi lại.
- Hỏi chuyện gia đình là chuyện bình thường. Đồng nghiệp có thể hỏi bạn đã lập gia đình chưa, có con chưa, quê ở đâu. Đó thường là cách làm quen chứ không phải tò mò quá mức; người thấy ngại có thể trả lời ngắn rồi hỏi lại một câu nhẹ nhàng.
Những điểm trên khác nhau nhiều giữa các công ty và từng nhóm, nên tài liệu hội nhập tốt nhất là tài liệu ghi đúng thói quen của chính nhóm bạn, do người trong nhóm soát lại.
Bữa trưa, cà phê và liên hoan: nơi quan hệ được xây
Ở nhiều văn phòng, bữa trưa là lúc cả nhóm ngồi cùng nhau, ăn cơm, chia món, trò chuyện chuyện ngoài công việc. Người nước ngoài được rủ đi ăn trưa nên nhận lời ít nhất vài lần; đó là cách nhanh nhất để đồng nghiệp thấy bạn là người trong nhóm. Nhiều nơi có thói quen ngủ trưa ngắn tại chỗ sau bữa ăn; đồng nghiệp mới không nên ngạc nhiên hay gọi điện họp vào giờ đó.
Cà phê cũng là một phần văn hoá làm việc. Nhiều cuộc trao đổi quan trọng diễn ra ở quán cà phê hơn là ở phòng họp. Một lời mời "đi cà phê không" từ đồng nghiệp thường là dấu hiệu tốt.
Liên hoan cuối quý, cuối năm, tiệc tất niên là dịp gắn kết. Ở một số nơi có văn hoá mời rượu, cụng ly nhiều lần. Người nước ngoài không uống rượu hoàn toàn có thể từ chối lịch sự, cầm ly nước ngọt cụng cùng mọi người; trong môi trường chuyên nghiệp, không ai nên bị ép uống. Bạn nói điều này rõ với đồng nghiệp mới để họ yên tâm, và nếu là người tổ chức, hãy đảm bảo luôn có đồ uống không cồn.
Lịch công sở quanh năm người nước ngoài nên biết
Nhịp làm việc ở Việt Nam thay đổi theo các dịp lễ. Bảng dưới gợi ý những thời điểm đồng nghiệp nước ngoài nên biết trước để lên kế hoạch. Số ngày nghỉ cụ thể theo quy định hiện hành mỗi năm và chính sách công ty.
| Thời điểm | Điều thường xảy ra | Gợi ý cho đồng nghiệp nước ngoài |
|---|---|---|
| Vài tuần trước Tết | Nhiều việc dồn lại, đối tác muốn chốt trước kỳ nghỉ | Đặt hạn chót sớm, tránh khởi động dự án lớn |
| Kỳ nghỉ Tết Nguyên đán | Văn phòng, nhà máy, nhiều dịch vụ nghỉ dài | Không hẹn họp, không mong phản hồi nhanh |
| Sau Tết | Có tục gặp mặt đầu năm, chúc nhau, có nơi lì xì nhân viên | Tham gia, chúc năm mới, nhịp làm việc trở lại dần |
| Giỗ Tổ Hùng Vương, 30/4, 1/5, 2/9 | Các ngày nghỉ lễ, có năm nghỉ nối dài | Kiểm lịch nghỉ chính thức của năm đó |
| Trung thu, 20/10, 8/3 | Nhiều công ty tổ chức tặng quà, liên hoan nhỏ | Tham gia, có thể chúc đồng nghiệp nữ dịp 8/3 và 20/10 |
Ngày 8/3 và 20/10 là hai dịp nhiều người nước ngoài chưa từng nghe. Ở nhiều công ty, đồng nghiệp nam tặng hoa, quà nhỏ cho đồng nghiệp nữ. Bạn giải thích trước để đồng nghiệp mới không lúng túng khi cả văn phòng bất ngờ có hoa.
Câu lệnh mẫu soạn tài liệu hội nhập cho đồng nghiệp mới
Nhân sự và trưởng nhóm có thể nhờ AI soạn tài liệu hội nhập văn hoá cho người nước ngoài mới vào. Một số mẫu câu lệnh:
- "Soạn tài liệu hai trang bằng tiếng Anh giới thiệu văn hoá làm việc ở một công ty phần mềm 60 người tại Đà Nẵng cho kỹ sư người Nhật mới vào. Gồm: cách gọi tên đồng nghiệp, giờ ăn trưa và ngủ trưa, cách góp ý, lịch nghỉ Tết. Giọng thân thiện, ghi rõ đây là thói quen của công ty mình."
- "Giải thích cho quản lý người Mỹ vì sao nhân viên ít phát biểu trong họp, kèm năm cách khuyến khích nhóm chia sẻ ý kiến mà không gây áp lực."
- "Viết email tiếng Anh ngắn thông báo cho đồng nghiệp nước ngoài về lịch nghỉ Tết năm nay và các hoạt động tất niên. Chừa chỗ trống để mình tự điền ngày."
- "Soát tài liệu này: câu nào nói chung chung về người Việt hoặc người nước ngoài, câu nào có thể khiến đồng nghiệp mới thấy bị đánh giá. Chỉ liệt kê."
Khi dán tài liệu nội bộ vào AI, bạn bỏ tên nhân viên, mức lương, thông tin khách hàng và quy trình bí mật. Tài liệu hội nhập văn hoá chỉ cần mô tả thói quen chung, không cần dữ liệu riêng của công ty.
Khi người nước ngoài là quản lý
Một quản lý nước ngoài mới sang thường mang theo cách làm của công ty mẹ: họp ngắn, nói thẳng, giao việc bằng email, đánh giá theo chỉ số. Nhiều điểm trong đó hữu ích, nhưng nếu áp nguyên xi, họ có thể gặp một nhóm im lặng, gật đầu rồi chậm tiến độ. Đồng nghiệp người Việt ở vị trí phó phòng hay trưởng nhóm có vai trò cầu nối quan trọng.
Bạn có thể giúp quản lý mới bằng vài việc cụ thể: giới thiệu họ với từng thành viên trong buổi gặp riêng ngắn, gợi ý họ tham gia bữa trưa của nhóm trong tuần đầu, giải thích những tín hiệu không lời như im lặng hay "vâng" kéo dài. Ngược lại, bạn cũng giúp nhóm hiểu rằng cách nói thẳng của quản lý không có ý xúc phạm.
Điều quan trọng là tránh đóng khung. Không phải người Việt nào cũng ngại nói, không phải người nước ngoài nào cũng thẳng thừng. Tài liệu văn hoá chỉ là bản đồ ban đầu; sau vài tuần, quan hệ giữa từng người với nhau mới là thứ quyết định nhóm làm việc tốt hay không.
Câu hỏi thường gặp
Người nước ngoài có nên gọi đồng nghiệp Việt là anh, chị không?
Không bắt buộc, gọi bằng tên là được ở hầu hết văn phòng. Nhưng nếu học cách gọi anh, chị với đồng nghiệp lớn tuổi, họ sẽ thấy được tôn trọng và gần gũi hơn. Bạn có thể giải thích ngắn quy tắc theo tuổi cho đồng nghiệp mới.
Vì sao nhân viên Việt Nam ít phát biểu trong cuộc họp?
Ở nhiều nơi, nhân viên trẻ ngại nói trước lãnh đạo hoặc người lớn tuổi, sợ sai hoặc sợ làm người khác mất mặt. Quản lý có thể hỏi riêng, cho gửi ý kiến bằng văn bản hoặc chia nhóm nhỏ để mọi người dễ chia sẻ hơn.
Từ chối uống rượu trong liên hoan công ty có bất lịch sự không?
Không, nếu từ chối nhẹ nhàng và vẫn cụng ly bằng nước ngọt hay trà. Trong môi trường chuyên nghiệp không ai nên bị ép uống. Người tổ chức liên hoan nên chuẩn bị sẵn đồ uống không cồn cho mọi người.
Người nước ngoài cần chuẩn bị gì cho dịp Tết ở công ty Việt Nam?
Biết trước lịch nghỉ để lên kế hoạch công việc, tham gia tiệc tất niên và buổi gặp mặt đầu năm, học câu chúc mừng năm mới. Đối tác và nhà cung cấp cũng nghỉ dài nên cần chốt việc trước kỳ nghỉ.
Ngày 8/3 và 20/10 ở công sở Việt Nam là gì?
Đây là Ngày Quốc tế Phụ nữ và Ngày Phụ nữ Việt Nam. Nhiều công ty tổ chức tặng hoa, quà nhỏ hoặc liên hoan cho đồng nghiệp nữ. Đồng nghiệp nước ngoài có thể tham gia và gửi lời chúc, không cần chuẩn bị gì phức tạp.
Có nên dùng AI để soạn tài liệu hội nhập văn hoá cho nhân viên nước ngoài?
Có thể, AI giúp soạn khung và viết tiếng Anh gọn. Nhưng bạn cần điền thói quen thật của công ty, bỏ những câu khái quát quá mức và không dán dữ liệu nội bộ như tên nhân viên, lương, thông tin khách hàng vào chatbot.